Intranätkonferensen Intranätverk: Göteborg 2015

Även Mark Morrells bok kommer också som give-away till alla deltagare.

Även onsdagens workshops finns nedtecknade, samt några bilder.

Governance för intranät hos Volvo Cars

"You're not allowed to publish something and then forget about it. It has to be updated!"
- Karro Zetterholm, Volvo Cars

Karro Zetterholm går igenom deras skapande av ett nytt intranät, vissa teknikaliteter och hur governance skapades. Intranet 3.0 lanserades i mars förra året. Byggdes på Sharepoint 2013.

Något vinglig start på det nya intranätet då somliga användare krävde att få tillbaka det gamla intranätet, klagade på vad detta skulle kostat Volvo etc. Det de försökte ändra var att minska överlastningen på startsidan där många boxar med helt olika sorters innehåll gjorde det förvirrande och det kunde inte konfigureras av de 27 000 användarna. Följde inte heller de riktlinjer som fanns för varumärket och man insåg också att den tidigare versionen var oerhört beroende till Microsoft och sin leverantör – var tvungna att skicka in förfrågningar till Microsoft för att få även små buggar fixade i sitt verktyg.

Sex månaders projekt, produktion mot Microsoft Azure och internt team

Fick endast sex månader på sig att fixa ett nytt intranät! Teamet var fullständigt internt, även IT. Placerad i Microsofts Azure-molnmiljö men ingen kod var ägd av någon annan. Arbetsgruppen hade många olika roller som kanske inte alla förstår att ha när man gör det internt, bland annat tror jag knappast min arbetsgivare haft en testledare som dokumenterat testfall i det agila arbetet när vi tar fram intranät, lite mer lagda åt att säga åt leverantören att göra ett bra jobb och hoppas att det blir så :)

Använder lokala sites i Sharepoint för samarbete, så inte alla drabbas av innehållet som samarbetas fram av arbetsgrupper eller specialintressen inom Volvo. Det finns global räckvidd att välja på, men det är rätt avgörande hur man släpper på dessa grupper och håller efter dem (något Mark  Morrell hade som ämne på sin workshop för 2 år sedan). Det är inte att räkna med att detta sköter sig självt!

Rensa upp bland gammalt innehåll och historiska behörigheter

Karro mejlade alla som hade åtkomst till föregående version och bad dem motivera varför de skulle få behålla sin behörighet, samma visa för de som hade sidor. Blev tydligen en del "diskussion" om detta men det är väl en bättre utkomst än att man tar med sig all historisk skräp man haft sedan alltid. 4-5 personer klagade men de blev av med tusentals sidor.

Slutkläm: Lägg mycket energi på att ha en fullgod support för slutanvändare och glöm inte att under projektet ha koll på hur förvaltningen ska gå till i form av förändringar, kontinuerliga förbättringar och så vidare för att inte sitte med ett hopplöst utdaterat intranät fem år senare...

Episerver och Sharepoint integrerat

”Q: Have you done any accessibility tests on the intranet? A: No!”
Hård passning under Q & A :)

Alejandra Ellerås och Jesper Olsson från Mölnlycke Healthcare, erbjuder en del medicinska produkter och företaget finns över stora delar av världen (vilket förstås är ett problem.

Nya intranätprojektet tog ett år att lansera, första gången på båda plattformarna. Allt redaktionellt hamnar i Episerver, dokument laddas upp mot Sharepoint samt att man där använder de sociala funktionerna som medarbetarprofiler, samarbetsytor etc. Har "interna tweets" i Sharepoint, något som bland annat förväntas användas av ledare inom organisationen.

Sharepoint och Episerver har vissa samarbetsproblem

För stunden kan de inte sätta taggar till dokument som laddas upp i Episerver, och skickas till Sharepoint, det är något som de försöker få ordning på. Har en Lync-integration så man kan se status när man snubblar över en kollegas kontaktuppgifter.

Känner att de dragit på sig lite extra utmaningar då man behöver få två system att samarbeta och jobbar fortfarande på en del teknikaliteter man nog skulle sluppit om man bara valt ett system. Och i vanlig ordning klagar folk på att sök inte fungerar...

Slutkläm: Ha en utvecklare på plats under projektet!

An Intranet strategy driving behaviour through technological change

Christine Rübner Hultmann pratar om fördelarna med att centralisera och standardisera, bland mycket annat kan man undvika onödiga kostnader. Deras portal/intranät är byggd på Sharepoint 2013.

Målet är egentligen inte ett intranät, snarare ute efter ett digitalt processystem

Drömmen är att i framtiden komma till ett digitalt processystem, inte säkert att det är vad Sharepoint kommer att bli men det är en milsten på vägen. Har som alla andra problem med sin sökmotor, men ändå med insikten att de fyller den med skräp och då får man skräp ut.

Har en del utmaningar om att folk förväntar sig att ytor med nyheter ska innehålla samma saker på eftermiddagen som fanns där på förmiddagen. Verkligen real estate-crisis på deras intranät, ett rätt bra problem tycker jag :)

Ganska nyhetstungt och redaktionellt material prioriteras väldigt högt på de skärmdumpar som visas, men de har också en "tools-oriented startpage". Just kring nyheter så tillhör man ett visst flöde men kan välja att följa andra flöden, i deras fall kan man som dansk följa flöden som primärt riktar sig till andra delar av organisationen.

The 7 principles for good intranet governance

Mark Morrell, som tidigare jobbat på British Telecom, vill prata om principerna för vettig governance (i all linkbait-vänlig numrering :))

1. Lär känna organisationen

Här uppstår en väldans massa frågor man behöver söka svar på. Är din organisation stabil?  Alla organisationer är komplexa, se bara på hur folk interagerar med varandra. Gäller också att veta hur ambitiös ens organisation är, håller man på att etablera sig på en ny marknad, på en ny plats?
Är organisationen inom en industri som har lagstadgade krav på sig, exempelvis som vård, läkemedel, energi med mera.

2. Definiera avgränsningen

Du vill bara ha ett (1) ramverk för governance, annars kan konflikter och onödiga tolkningsdiskussioner uppstå.

3. Sätt människor först!

Folk behöver känna sig självsäkra kring det innehåll som finns och de tjänster som erbjuds. Det behöver vara användbart och uppskattat, med andra ord. Detta gäller alla inblandade, allt är till för användning - inga ursäkter.

4. Dra nytta av alla resurser

Man behöver vara påhittig för att få ihop projektet och förvaltningen. Hur man bäst drar nytta av den tid folk har att lägga, när i tid det kan vara. Här kommer det också in att man måste prioritera sina insatser, exempelvis kan man sällan få allt man vill ha kring metadata så då gäller det att ta reda på vad som är viktigast för att nå så långt som möjligt.

5. Mät, jämför både internt och med andra

Tänk igenom vad det är du vill jämföra, är det nuvarande intranät jämfört med designskisser på en kommande? Testa att en ny funktion är tillräckligt användbar, eller om man ligger bra till inom sin bransch.

Erbjuds ju sätt att jämföra sig med andra organisationer, exempelvis Jane McConnells årliga enkäter men man kan också vända sig till Web-Service Awards med flera.

6. Gör vad du sagt att du ska göra

Ens eget - och intranätets - rykte står på spel hur man driver arbetet, det är löpande skadekontroll och marknadsföring konstant under både projektet och den kommande förvaltningen.

7. Håll dig till lagar och regler

Här kommer tillgänglighet in! Och arkivering! Registerlagstiftning! Personuppgiftslagstiftning, och dataskydd! Och allt annat som gäller just det ni gör.

Case: Castellum

Malin Engelbrecht: Castellum investerar cirka 2 miljarder kronor per år i fastighetsbranschen. Totalt 39 miljarder kronor, och en driva med olika varumärken i olika städer i Sverige. Har tre olika sorters användare; aldrig-användare, ibland-användare och varje-dag-användare.

Valde Sharepoint 2013 förra våren och i april 2015 lanserades det nya intranätet genom att VDn mejlade alla 300 anställda att nu kom det nya intranätet. De ville pigga upp med en film i detta utskick. En animerad intern infomercial som berättar problemet man försöker lösa med hjälp av ett intranät.

Fanns redan ett uppskattat intranät i del av organisationen...

En intressant utmaning var att det i delar av organisationen redan fanns ett uppskattat intranät. Hur skulle man kunna erbjuda något övergripande och bra även för dem? Men allt efter tiden gick fick man förtroendet att lägga ner det lokala intranätet och konvertera över till det organisationsövergripande.

Har en magasinskänsla på startsidan, med huvudnyhet, nyheter, aktiekurs och ledare som skrivs av VDn. Tycks vara nyhets- och kompetensorienterade både på intranätet och i verksamheten.

Intranet in a box: 60,000 people help design your intranet

Brian Lamb och Fredrik Wackå går igenom de data de fått in genom Customer Carewords och vad man kan lära sig av denna data. Fredrik vill dock påpeka att majoriteten är uppenbara ting vilket är själva poängen.

2300 aktiviteter har de identifierat, vissa små och andra väldigt omfattande i hur vanliga de är. Vanligast av dem alla var "About me", det vill säga hur man administrerar sitt eget jobb, som semesteransökan, reseräkningar, boka mötesrum etc. Det slår mig att nästan inget av detta finns på vårt intranät på VGR, det skulle vara eventuella policies men att utföra dessa aktiviteter görs i ett användarfientligt verksamhetssystem som lite tyket kallas för självservice.

Nyheter är stort men ges för mycket utrymme!

Duon bekräftar att, visst, nyheter stort, men verkligen inte så stort som det utrymme som det ges på många intranät.

Sedan finns det som berör verksamhetens särskiljande innehåll – dess kärnverksamhet. Exempel är medicinska riktlinjer, hur man som vårdgivare ska ta hand om patienter med ett visst vårdbehov, rekommenderade läkemedel med mera beroende på vad ens bransch är.

Efterdiskussion: Jonathan Phillips påpekar i efterhand att där han jobbar, Coca-Cola, beställer man mobiltelefoner via bilavdelningen, detta som ett exempel att hur korkad struktur man än må ha idag så bör man vara försiktig när man ändrar den. Befintlig personal har redan lärt sig den.

Case (Polen): The story behind TAURON’s award-winning intranet

"If there's one feature that has to be on the intranet it's contacts!"
- Hubert Turaj

Hubert Turaj & Marcin berättar hur de hjälpte Tauron vinna pris för sitt intranät. Prisutdelare är Nielsen-Norman Group, vars årliga pris är något många betalar för att läsa motiveringen till och vilka som placerat sig bland topp-tio. De på Edisonda var lite förvånade då de tyckte sig följt en ganska logisk design-process.

Processen går ut på att förstå, designa och testa i en cirkel. Det första de försökte förstå var vad som händer inom organisationen. Tauron eldar kol för att producera el, mestadels, och allt vad det innebär med att försörja sig självt med resurser i form av kol, gruvdrift etc. Ju mer tid man lägger på att förstå desto mindre misstag gör man i utvecklingen, fail fast...

Hade en grupp av entusiaster från olika delar av organisationen, dessa jobbade tillsammans i olika grupperingar för att designa på ett abstrakt plan.

Bokstipsar om The Checklist Manifesto (130 kr) för att se till att få allt rätt från början och inte missa något.

Gör etnografiska studier av de tilltänkta användarna

De gör också etnografiska studier, vilket går ut på att observera på ett annat sätt än att ge folk en uppgift att lösa via en dator. Man observerar med utifrån-perspektiv. Vad har de på skrivbordet? Vad har de på sina postit-lappar? Antagligen lösenord. Studera dem som om de kom från en annan planet eller som om de var en annan art, och återkom med frågor under en intervju senare – avbryt dem inte. Kompletterade med en mer vanlig enkät.

Vanligaste klagomålen var; svårt att hitta vad man söker efter, för långsamt, att strukturen är för komplex för navigation.

Stoppade in en väl synlig knapp för att rapportera att sidor var utdaterade. Beskrevs lite som en piska för redaktörerna, snarare än en morot.

Intern marknadsföring via 25 filmer, med 25 olika anställda, en publicerad varannan vecka

Körde tre huvudsakliga tester; eye-tracking på prototyper/mockups, etnografisk studie (dvs användarna fick ingen hjälp), samt mer vanliga användartest. De tycker absolut att det är viktigt att marknadsföra internt. Spelade in 25 filmer med 25 olika anställda. En film varannan vecka. I filmerna kunde man få reda på hur andra jobbade.

Slutkläm: Respektera processen, respektera den anställdes behov och designa för förändring – allt annat följer som ett resultat av det!

Who claims the intranet?

"Who claims the intranet? Nobody does..."
- Sara Redin

Sara Redin från Think! Digital. Sara besvarar sin egen fråga, ingen vill äga intranätet! Om man ställer frågan om vem som ska ta hand om intranätets leverne kommer ingen räcka upp handen.

Räkna inte med att intranät-tid kommer inträffa under tiden fotfolket utför sitt jobb. Någon som jobbar i butik lär ju knappast hinna spana igenom intranätet under tiden de hänger varor i butiken. En lagerarbetare möjligen tar del av den digitala arbetsplatsen, men inte det traditionella intranätet, under stor del av sin arbetsdag.

Anpassa språket och innehållet efter mottagaren

Tänk också på att vissa har mer ett språk som gäller i högre delar av organisationen, det språkbruket kanske inte inger förtroende längre ut i organisationen. Att prata om det härliga vårvädret, körsbärsträden som blommar för fullt i stadsparken kanske det inte är lämpligt om kollegorna hundra mil norrut ser samer valla renar utanför lunchrummet.

Den viktigaste intressenten är den som har ett säljande fokus, jobbar ute i verkligheten, inte nödvändigtvis har förkunskaper om intranät och har attityden att de gör vad de kan med vad som erbjuds. Se till att denna personen är representativ för de som jobbar inom organisationen.

Vem får kontroll över intranätet? Är de representativa?

De som får kontroll över intranäten, däremot, är de som vill ha kontroll, de vill minska antalet inloggningar, alla andra borde vara bättre på att uppdatera innehållet, tycker att sök borde vara bättre. Någon som pekar på alla andras skuld i problemet, en som aldrig kan nöja sig med det de har och har andra förväntningar än vad man kan realisera. Det påminner en hel del om min kollega Robert som konstant lyckas hålla mig lagom upprörd på våra informationssystem och han kommer väl ihåg att jag inte är en representativ användare då jag bevisligen aldrig blir nöjd med vad vi har.

Muta de som testar intranätet, med mat, champagne, kakor och kaffe :)

Slutkläm: Deltagarna uppskattade att deras chefer påtalade och prioriterade deras deltagande i intranätarbetet. Cheferna rekommenderades att göra just detta, det påtalar att arbetet inte är meningslöst vilket nog rätt många känner om de inte jobbar dedikerat med intranätet.

Case (Finland): Four promises of Sitra’s social intranet

Laura Halenius från Sitra om Office 365. Sitra är en innovationsorganisation i Finland som jobbar proaktivt för Finlands konkurrenskraft i framtiden. Sitras intranät levererades med följande löften till medarbetarna:

1. Samla allt innehåll på en plats.
2. Möjliggöra flexibelt arbete
3. Helt responsivt.
4. Bygga en kultur av delande och samarbete.

Startsidan svarar mot första löftet, ger en översikt för vad som händer inom organisationen. Uppgifter om vilka som börjar och slutar. Cirka 30 personer slutade och lika många började under 2014. Detta för att folk ska veta vilka personerna är som de kan tänkas möta på jobbet. Startsidan plockar in omvärldsbevakning som Twitter och pressklipp. Ganska vanlig startsida skulle jag säga.

Hur fri är layouten i Office 365?

Laura med kollegor oroade sig för att layouten inte skulle hålla måttet, men tycker att resultatet är "ok". De skapade också en style guide, förnyade allt innehåll, jobbade med tonalitet i språk och vilket material som rimligen eftersöktes primärt på respektive undersida.

De bestämde sig för att alla skulle få se allt. De känner att det funkar för dem, möjligen för att de är en så pass liten organisation. Ser ut att driftas på Sharepoint.com, åtminstone det som visas från en Iphone.

Blogg, wiki och arbetsgrupper

För att leverera mot fjärde löftet så skapade de en brainstorm-grupp på Yammer, men insåg att bra idéer behöver faciliteras – folk börjar inte sprida sina idéer utan vidare. En mer formell variant är bloggen - som de var rädda att ingen skulle använda eller ha tid att underhålla - men folk tycks gilla det. Strax under hundra bloggposter och hundratals med kommentarer, så nu känner de att de kommit igång. Vissa bloggar om recept, vilket tyder på ett öppet klimat och en ton som sedan länge är ok på anslagstavlor och i den fysiska arbetsmiljön. För den strukturerade delandekulturen så har de nu över hundra wiki-artiklar på under sex månader!

Slutkläm: Alla är inte skribenter! Tillåt video, bilder etc. Sluta med gruppmejl, börja dela i arbetsgrupper istället.

Social intranet done right

"Seeds of an active community are sown already in the design phase."
- Juha Pihlaja

Juha Pihlaja från Ambientia. Det traditionella intranätet innehåller nyheter, det finns alltid nyheter i alla organisationer. Dessutom finns dokument, typ riktlinjer och rekommendationer. Detta är grundstommen i ett traditionellt intranät.

Sen finns det ju sociala funktioner. Då det idag är lite konstigt att inte kunna delta på intranätet som rimligtvis bör vara de anställdas avser Juha ett socialt intranät med begreppet intranät - klokt! Anser att man bör få kommentera, även om man är en lustig figur bör man få vara det även på ett intranät.
Men självklart ska det finnas plats för arbetsrelaterade saker på ett intranät, som att hitta kollegor, att dela sin kunskap och kunna samarbete. Som bonus kan man ha mikrobloggar och bloggar, men de är inte alltid förlösande för de sociala elementen.

Traditionellt intranät != socialt intranät

Skillnaden mellan traditionellt intranät och socialt intranät. De traditionella anses vara "klara" vid publicering, med struktur och innehåll bestämd ovanifrån. Ett socialt dito, däremot, är kanske tomt från början och man låter de anställda fylla det med innehåll allt eftersom behovet uppstår. Lite som agila IT-projekt som gett upp att man vet alla behov och krav innan man ens börjat bygga på lösningen.

En digital arbetsplats är agnostisk till tid, plats eller vilken utrustning som används. Det sociala intranätet verkar i gränslandet mellan interaktion, organisationskultur och kunskapsarbete. Det kanske inte är för alla, trots allt?

Verksamhetens strategiska mål och värderingar utan att varken riskera fåfänga eller börja ljuga för sig själv

Verksamhetens affärsstrategiska mål -> interna kommunikationsmål -> intranätets mål. I den ordningen, från vänster till höger bryts målen ner, allra bäst är om de faktiskt går att mäta på ett konkret sätt som undviker de fåfänge-siffror jag konstant gnäller om :)
Att sänka snittåldern på innehållet på ens intranät är inte ett fåfänge-värde, men att mäta antalet sidvisningar på sina nyheter är det definitivt.

Till detta kan man lägga till de värderingar man har. Där kan det interna kommunikationens värdering att inget ska ligga och ruttna på intranätet komma med ett ett krav som inte nödvändigtvis är ärvd i rakt nedstigande led från ett redan definierat affärsmässigt mål eller värdering, men det får inte gå i klinch med målen.

Case (UK): iConnect 2015 – Coca-Cola Enterprises’ new, responsive, social intranet

"We as an intranet team is competing with all those other distractions, [...] such as Facebook."
- Jonathan Phillips

Jonathan Phillips från Coca-Cola Enterprises, som haft ett intranät sedan 1996, men då på en server under ett skrivbord och allt innehåll handkodades i HTML. Nu har de Sharepoint 2013, Salesforce Chatter och en lång lista med andra tekniska produkter. Kört i molnet sedan 2007.

Nu handlar det om att ge åtkomst till de viktigaste aktiviteterna de behöver utföra för att få sitt jobb gjort. Jobbar med det som kommunikation, samarbete och transaktioner.

Mobile first, megamenyer och byggt för snabbt slutförande av aktiviteter

Idag har de fem huvudområden i menyn, som var och en öppnar en megameny med egna nivåer. Baserat på hur mycket folk använder mobiler valde de att gå mobile first, poängen är också att man inte förutsätter långa sessioner utan snarare 30 sekundersfixar medan man väntar på bussen, eller en kort stund innan ett möte drar igång. Prestandakrav såväl som hur lång tid interaktionen är designad att ta.
Det blir lite enklare att motivera mobile first i organisationer där majoriteten av de anställda inte ens har ett skrivbord att tillgå :)

De har även tagit med sig sina applikationer (från SAP, och de är stolta för att de inte ser ut som SAP-applikationer) till mobilen. De har lagt mycket tid och ansträngning på att få detta att fungera på ett användbart sätt och med rätt utseende som stämmer med deras grafiska identitet.

Specialiserade arbetsytor på intranätet

Har enskilda versioner, likt arbetsytor, som är bra på olika saker. Jobbar man med en specifik uppgift eller del av organisationen finns, typ, en landningssida som är specialiserad på att hjälpa till med just det arbetet. Ska man sedan byta arbetsuppgift kan man byta arbetsyta. Fokus på effektivitet.

Ett strukturerat socialt innehåll kan bli managed content, och vice versa. Internt material kan även gå externt, och tvärt om. Innehållskoreografi där man inte har silos om man är anställd, vad syftet ursprungligen var med innehållet och så vidare.

En annan imponerande grej är att de lagt mer än tusen timmar på användarstudier. Känns som att de menar allvar med sitt intranät, att det måste bli bra.

The intranet and the digital transformation

Oscar Berg som är fristående konsult inom digital affärsutveckling och den omställning det digitala utsätter särskilt etablerade organisationer för.

Oscar vill backa till 1964 när Arthur C. Clarke spånade kring satellitkommunikation, som skulle kunna bli oberoende av avstånd.
Långt senare pratade Steve Jobs, 1990 närmare bestämt, om interpersonell kommunikation och att vi redan började se tecknen i början på nittiotalet, att vi skulle kunna börja organisera oss annorlunda och snabbt med hjälp av teknik, oavsett var de befinner sig kan de skapa tillfälliga arbetsgrupper.

Organisationer ligger numera efter

Frågan man kan ställa sig är varför detta fortfarande är lite avlägset inom organisationer när vi redan har dessa möjligheter på det personliga planet. Fram tills nyligen var det organisationer som satte tempot och agendan, nu är det istället organisationer som måste hämta ikapp konsumentmarknaden. Här finns vissa problem för de organisationer som inte gillar att förändra sig, samtidigt som de utmanas av nykomlingar som inte lider av sitt gamla arbetssätt och kanske har en mer modern kultur.

They're taking our jobs! (Southpark-referens)

Automatiseringen tar över allt mer rutinarbete. 1995 gick de kreativa, icke-rutin, jobben om de som var enformiga. Kreativt utförda jobb kräver andra verktyg än vad man nödvändigtvis haft sedan länge. Uppenbarligen fungerar inte e-post som lösning på denna utmaning, ändå är det ett av få stöd som finns på många arbetsplatser.

De verktyg som erbjuds blir dessutom allt mer komplexa, även att använda. Går jobbet ut på att svara på ett visst antal e-postmeddelanden? Är det att producera? Antagligen finns annat man borde göra än att lära sig ett användarfrånvänt verksamhetssystem och faktiskt få jobb gjort som relaterar till orsaken att verksamheten existerar från första början.

Intranätet behöver allt utvecklas. Till att stödja sånt som är kreativt arbete och är användbart (effektivitet + värdefullt + meningsfullt + fungerande).