Anteckningar från Sharepoint-workshop

Det var Mark Morrell som höll låda om införandet av Sharepoint på British Telecom. BT har nästan 90 000 anställda vilket var intressant för en annan som också jobbar inom en mycket stor organisation, vi är dock närmre 50 000 inom Västra Götalandsregionen.

Sharepoint för intranät

• UI-flöde som tvingar användare att fylla i tillräckligt mycket metadata/nyckelord, annars blir det svårt med governance.
• Grim Reaper att vara konsulten som ska fixa Sharepoint. Inget fel på Sharepoint som produkt men det saknades governance. Vad är man egentligen ute efter med projektet? Vilka personer/roller/målgrupper ska Sharepoint hjälpa, med vad och hur?
• Viktigt att hantera förväntan på projektet, med positiva ambassadörer för att försöka undvika att projektet skjuts i sank i onödan. Intern public relations.
• "Quantum leap of assumption", att många inte vet hur det kommer sig att de har Sharepoint som intranätslösning. Kan det vara så att Microsoft är bra på sälj, att de säljer in drömmen om ett bra intranät. Man ser, eller visas, någon som lyckats med intranät i Sharepoint och tar sitt kvantsprång. Ännu har nog ingen IT-person fått sparken för att de valde Sharepoint? Eller Office, Windows, Photoshop?
• Har styrgruppen rätt mandat? Klarar de av att ta beslut?
• För de som är vana med Microsoft Office bör utbildning i Sharepoint duga via några få podd/videosändningar. Utseende i form av ribbon och dialogrutor med mera är detsamma. Webbverkstad för ECM - kom till öppen datorsal och få personlig hjälp.
• Kan vara lätt att missförstå konceptet med 'sites'. Man riskerar att låsa ner för mycket, men även att det blir väldigt vildvuxet om man inte håller efter.
• British Telecom tänkte att alla skulle få vara rollen 'site collection admin', bra knepigt då det kräver mycket kunskap & engagemang från respektive användare för att bli bra innehåll. Jämförbart med Lotus Notes där man ofta kan skapa egna applikationer vilket i vissa fall skapat svårigheter till uppgraderingar och inte minst avskaffande av plattformen.
• Är lurigt att designa om mycket i Sharepoint (som de flesta system) då det medför extra kostnader när man uppgraderar till nya versioner.
• Om allt av vikt ska in i Sharepoint så duger den medföljande sökfunktionen. Om det kommer finnas väsentlig info även utanför bör man titta på Fast eller annan enterprise search.

Ta fram ett governance-ramverk

• Beskriv ert egna intranät. Min beskrivning av VGR:s intranät på gemensam nivå:
  Idag mycket redaktionellt styrt, frågan ägs av info/kommunikatörer. Inte aktivitetsbaserat efter den anställdes aktuella behov. Hänger inte riktigt ihop (integrerat alltså) med dokumenthantering, tidrapportering eller andra vanliga funktioner som praktiskt taget alla anställda använder. Information mejlas ut och man kan inte räkna med att info av allmänintresse finns på intranätet trots att där ligger allt möjligt.
• Designa intranät/ECM för att arkivera sig självt.
• Hur blir man av med all gammal skit man redan har? British Telecom körde autorensning - vilket fick folk att lita på den information de hittade. Dock var det en tuff övergång för de som hade för vana att bara fylla på intranätet och inte brukade hålla efter det de redan bidragit med.

Avslutande tips

• Egen 'site collection' för regulerad/kvalitetssäkrad data som behöver skyddas mot insyn.
• Planera in acceptanstest bland riktiga användare en bra bit innan man i projektet tror sig vara klara, det kommer att dyka upp en hel del frågeställningar man inte räknat med.
• Omdömet från Mark om Sharepoint som en kostnadsneutral intranätslösning för att ersätta ett befintligt intranät: "Recipe for disaster".
  Man kan inte veta vad det kostar jämfört med befintligt verktyg, det är inkompetent att tro att då Sharepoint öppnar pandoras ask med delaktighet, förenklad (inte tillräckligt strukturerad) insamling av data och en mycket mer komplex miljö för att bibehålla design. Men detta är ett vanligt budskap från säljare vilket kanske vissa CIO:er går på i sin iver att göra snabba avtryck på IT-verksamheten.
• Bra personsök är ofta en viktig del värt att börja med och lyfta fram i blickfånget på ett intranät.

Marks blogg om intranät intranet-pioneer.com