Förstör ert intranät - konkreta tips på hur du gör ert intranät klart sämre

Många av de klassiska missarna nedan känner jag allt för väl igen från både mina egna arbetsplatser och när man fått inblick i vad många organisationer använder.

1. En startsida som är till för alla

Bygger man en startsida på intranätet där alla ska ta del av samma information betyder det att alla kommer behöva dras med information som inte stämmer med vad de håller på med. Det blir lika illa för alla med andra ord.

En lösning mot detta är något som kallas personalisering, hellre individanpassning, och går ut på att man som användare själv kan lägga till och ta bort delar som man inte har behov av.

Själv har jag utvecklat något som jag kallat för Min spalt, en spalt där varje användare av intranätet själv bestämmer vad som ska finnas. Min spalt är uppdelad i olika underdelar:

• Mina länkar - vilka länkar man nu använder ofta.
• Mina dokumentlistor - vanligt ofta använda dokumentlistor, kanske protokoll eller IT-relaterade policies.
• Mina prenumerationer - RSS-prenumerationer i form av uppdaterade dokument eller externa nyhetskällor.
• Mina meddelanden - meddelanden från system, som antal nya och olästa mejl etc.

Med andra ord en spalt som drar åt att erbjuda en kompakt dialog som liknar vad en portal erbjuder fast på ett vanligt intranät, eller var på den interna webben man nu vill stoppa in den.

2. Intranätet är en plattform för envägskommunikation

Ett intranät efter modell 1a innehåller så gott som alltid följande:

1. Allmänna nyheter som inte på något sätt är riktade till en målgrupp utan anses appellera på samtliga anställda.
2. Ledningsnyheter som ledningen förstås anser är det viktigaste på hela intranätet. Brukar innehålla tidpunkter för chefsmöten och annat som så gott som enbart berör cheferna själva.
3. IT-nyheter, något som egentligen borde kallas för IT-incidenter eftersom det så gott som uteslutande handlar om saker som inte fungerar just nu eller inte kommer att fungera vid de så kallade servicefönstrena som IT-folket håller för att garantera att grejerna in fungerar medan de uppdaterar något.
4. Handböcker, kursinbjudningar, protokoll och kallelser - så gott som alltid som en egen undersida fast där man egentligen måste öppna en bifogad PDF-fil för att få reda på vad det egentligen handlar om.
5. Statiska texter som exempelvis välkomnar en till en viss sida för en del av organisationen.

En stor missuppfattning bland många företag är att detta är något som motiverar till ett köp av ett publiceringssystem av dyrare sort. Personligen skulle jag rekommendera Wordpress eller nästan valfri forummjukvara till dessa sorters företag, eller vad är det som saknas egentligen?

Dessa intranät är till för att ledningen och informationsavdelningen (ibland propagandaministeriet i vissa organisationer) och deras förtrogna, ofta kallade webbredaktörer, ska kunna publicera information de tror att de anställda är intresserade av. Hur vet de om intresset finns när det inte går att lämna respons på den publicerade informationen?

Det är sällan man ser något av nedan:

1. Lämna egna nyhetstips.
2. Sociala bokmärken eller ens något i närheten.
3. Diskussionsforum som folk vågar använda på grund av företagskulturen.
4. Tipsa om bra lunchrestauranger i närheten av de olika kontoren.
5. Kalender där alla kan bidra.
6. etc, etc

3. Gör klart intranätet innan det publiceras

Vet inte hur många gånger jag hört saker i stil med "vi kan inte lägga ut hemsidan än, den är ju inte klar". Om man har samma syn på ett intranät som på en trycksak kommer man aldrig att bli klar i en större organisation - särskilt inom offentlig sektor.

Den stora frågan är ju om det finns någon målgrupp som kommer till gagn av att det som redan finns skapat publiceras. Finns det någon målgrupp som blir glad över att intranätet publiceras så ska den publiceras och sedan fixas till allt eftersom. Svårare är det inte. Att användarna ser att sidan uppdateras och förbättras är bara positivt.

4. Lägg till ytterligare ett lösenord för alla användare

Ofta så är inte intranäten, eller något teknisk system, viktigare än att man utsätter användaren för ytterligare ett lösenord. Det blir en onödig barriär för åtkomst eller publicering som hindrar folk från att bidra med sin kunskap eller engagemang.
En lösning för att gå runt detta som jag själv använt när så kallad single sign-on inte varit möjlig var att låta användaren komma med förslag på uppdateringar ändå och för att ändringen/förslaget ska publiceras måste ändringen bekräftas via ett mejl som kommer till användaren med en länk för godkännande. Då har man identifierat personen som gjort ändringen och det är ändå relativt smidigt att göra en fix. Lite som på en Wiki kan man tycka.

5. Det tar väl ingen tid att få systemen att fungera tillsammans

Det är inte sällan som delar av ett intranät inte klarar av att meddela sig med andra delar av vad från användarens håll betraktas som samma "system". Ett exempel är formulär för felärenden till IT-supporten. Ofta är man hänvisad till att använda e-posten för att få reda på om det har hänt något med ens ärenden.
Varför inte ha en variant i stil med "Min spalt" och där visa informationen som berör användaren? Intranätet handlar väl ändå om att ha en bra koll och god översikt över vad som berör en på jobbet?

En form av grundförutsättning man kan tycka borde krävas är väl att informationssystem i stil med intranätet, dokumenthantering, ärendehantering med flera kan meddela sig via RSS på ett sätt som gör att man kan prenumerera, eller få ut informationen utan att behöva ta emot en massa e-postmeddelanden om nuvarande status...

6. Arbetsflöden och processer är oviktigt

Dokument- och ärendeprocesser är mycket viktiga i de flesta kontorsarbetares vardag på jobbet. Men tyvärr syns inte det speciellt ofta på deras intranät.
Varför hänvisas man oftast till att skicka dokument per e-post?
Varför kan man inte på intranätet se vilka dokument man har att ta ställning till?
Och varför finns det ingenstans att se vilka arbetsflöden som finns, eller vilken del av dessa som är mitt arbetsområde?

Vem vet...

7. Strunta i webb 2.0

Webb 2.0 är ett något slitet begrepp från någon marknadsförare, men essensen är en god mix av interaktion och att besökarna bidrar till nyttan med en webbplats.

Saker som följande hör faktiskt hemma på ett intranät - tro det eller ej:

• Sociala bokmärken - här delar alla med sig av de bästa länkarna de själva använder
• Wiki-tjänster för att ha en gemensam nomenklatur, dokumentation, tips och hjälp, eller liknande.
• Bloggfunktion, tala bara tydligt om att det hela handlar om att skriva om sådant som kan komma kollegor i samma situation till gagn så löser sig merparten av alla bekymmer. I en bloggfunktion kan man på ett naturligt sätt också få en ämnesinriktad nyhetsspalt och en nyttig diskussion kring respektive inlägg - respons från personer du inte visste kunde något om det du jobbar med är faktiskt rätt vanligt bland bloggar.
• Sök kompetens - här kan du precis som i en intern telefonkatalog, som är integrerad i samma tjänst, se vem som jobbar med vad, vilka certifieringar eller utbildningar de har och vilka kunskaper de har nytta av i sitt jobb. Ett grymt bra sätt att snabbt hitta stöd till sina dagliga spörsmål.
• Projektplats - diskussionsforum med dokument- och ärendestöd. Förutom att agera som en katalog

8. Bygg ert intranät som om det vore ett IT-projekt

Verksamhetsstöd handlar inte om IT eller dess IT-lösningar. Pratar du med ett företag eller person som identifierar sig som att jobba med något IT... så vet du att det är fara och färde.
IT är tråkigt. Folk som jobbar med IT förstår sällan vad det egentligen handlar om för en organisation. Dessutom har ju IT-säljaren eller IT-företaget programmerare som utför det hela, och en programmerare är ofta mer intresserad av att göra intressanta grejer än att faktiskt tillföra sin kund konkret och bestående nytta.

9. En bra sökfunktion är överskattat

Sökfunktioner på intranät är ofta begränsade till att söka efter statisk information eller dokument. Oftast är webbredaktörerna och informatörerna ovetande om eller ignorerar hur viktigt det är att göda den interna sökmotor med relevanta sökord på rätt sätt. Detta resulterar i att sökfunktionen fungerar ännu sämre än den behöver.

En bra sökmotor är mycket viktigt på ett intranät. En visserligen gammal rapport från användbarhetsgurun Jakob Nielsen menade att informationsinhämtning fördelar sig på följande vis:

• 25% navigerar endast i menyer.
• 25% enbart söker.
• 50% börjar med att navigera en kort stund, för att sedan söka.

Med andra ord är en bra sökfunktion viktig. En god idé är ju att ha en lite modernare tappning av sin sökfunktion som kan filtrera eller kategorisera söksvaret. Utan att personalisera sökningar kan följande kategoriseringar vara intressanta:

• Allmänna webbsidor och brödtext
• Bilder, fotografier, ritningar
• Kontaktuppgifter
• Dokument
• Allmänna ärenden
• Forum
• Bloggar
• Sociala bokmärken

Summering

Personligen gör jag så gott jag kan för att undvika dessa fallgropar även fast det inte alltid är så enkelt på den alltid så begränsade budgeten kunden har.

Vilka klantiga intranät har du stött på?